Acheter une prestation écrite, pas à pas et dans les règles.
Un guide pour commander sous le seuil, un modèle de cahier des charges pour vos procès-verbaux, une liste pour préparer vos fichiers et nos réponses aux questions des acheteurs. Libre d'usage, que vous travailliez avec nous ou non.
Commander une prestation de moins de 60 000 € HT, pas à pas
Depuis le 1er avril 2026, le seuil de dispense pour les fournitures et les services est de 60 000 € HT. Il était de 40 000 € HT avant. Voici les étapes, de l'idée au paiement.
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Écrivez votre besoin
Une demi-page suffit : ce que vous voulez obtenir, le volume, le format attendu, la date limite. Ce texte sert deux fois. D'abord pour obtenir des devis comparables. Ensuite pour vérifier la livraison.
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Estimez la valeur sur la bonne période
Comptez le montant total HT, options et reconductions comprises. Additionnez les prestations de même nature, ou qui forment un tout. Pour un besoin qui revient, comptez sur 12 mois ou sur l'exercice budgétaire. Il est interdit de découper un achat pour rester sous un seuil.
Exemple : dix procès-verbaux par an à 900 € HT font un besoin de 9 000 € HT par an. C'est 9 000 € que l'on compare au seuil, pas 900 €.
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Vérifiez le seuil
Pour une prestation de services, vous pouvez commander sans publicité ni mise en concurrence préalables si la valeur estimée est inférieure à 60 000 € HT. Ce seuil vaut pour les consultations engagées depuis le 1er avril 2026. Pour des travaux, il est de 100 000 € HT.
Trois obligations restent : choisir une offre pertinente, faire une bonne utilisation des deniers publics, et ne pas contracter systématiquement avec le même prestataire quand plusieurs offres peuvent répondre au besoin.
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Comparez des devis
Sous ce seuil, le code n'impose pas de nombre de devis. Demander deux ou trois devis sur le même besoin écrit reste une bonne pratique : c'est une façon simple de montrer que l'offre retenue est pertinente. Gardez une note de quelques lignes qui explique votre choix. Votre règlement interne des achats peut être plus exigeant : vérifiez-le.
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Demandez les bonnes pièces au prestataire
- Un devis daté et détaillé : objet, quantités, délai, prix HT, durée de validité.
- Son numéro SIRET.
- Si le contrat atteint 5 000 € HT : une attestation de vigilance URSSAF de moins de six mois, dont vous vérifiez l'authenticité auprès de l'URSSAF, et une preuve d'immatriculation quand elle est obligatoire. Vous la redemandez tous les six mois jusqu'à la fin du contrat.
- Son relevé d'identité bancaire.
- Si des données personnelles sont traitées : les clauses de sous-traitance de l'article 28 du RGPD.
- Si vous le jugez utile : une attestation d'assurance de responsabilité civile professionnelle, un exemple de travail.
Code du travail, art. L8222-1art. R8222-1art. D8222-5RGPD, art. 28
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Commandez par écrit
À partir de 25 000 € HT, le marché doit être conclu par écrit. En dessous, l'écrit n'est pas obligatoire, mais un bon de commande signé protège les deux parties. Il indique :
- la référence du devis accepté, l'objet et le prix HT ;
- le délai et l'adresse de livraison ;
- le SIRET à facturer et, si votre structure les utilise dans Chorus Pro, le code service et le numéro d'engagement ;
- le nom et la qualité du signataire, et la date.
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Publiez les données essentielles, si le marché atteint 25 000 € HT
Pour un marché passé sans publicité d'au moins 25 000 € HT, vous avez deux options. Soit vous publiez ses données essentielles sur le portail national de données ouvertes, dans les deux mois qui suivent la notification. Soit vous publiez au premier trimestre de l'année suivante, sur le support de votre choix, la liste de ces marchés : objet, montant HT, date de conclusion, nom et code postal du titulaire.
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Réceptionnez et certifiez le service fait
Comparez la livraison au bon de commande. Si elle est conforme, certifiez le service fait : l'ordonnateur atteste que la prestation est conforme à l'engagement. C'est une étape de la liquidation de la dépense. Le paiement ne peut pas intervenir avant l'exécution du service, sauf exceptions comme les avances et les acomptes. Ces règles s'appliquent aux collectivités et à leurs établissements publics.
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Recevez la facture sur Chorus Pro
Le titulaire d'un marché public transmet ses factures sous forme électronique. Pour l'État, les collectivités territoriales et les établissements publics, elles passent par le portail public de facturation, Chorus Pro. Le délai de paiement court à partir de la réception de la facture. Pour une facture déposée sur le portail, la date de réception est celle de la notification du message qui annonce sa mise à disposition.
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Payez dans les 30 jours
Le délai de paiement est de 30 jours. Il est de 50 jours pour les établissements publics de santé. Vous émettez le mandat : c'est l'ordre de payer donné au comptable public.
Si la facture est incomplète ou erronée, vous pouvez interrompre le délai une seule fois. Vous indiquez au prestataire, par un moyen qui donne une date de réception certaine, ce qui manque. À réception des pièces, un nouveau délai court : 30 jours, ou le solde restant s'il est plus long.
En cas de retard, des intérêts moratoires courent dès le lendemain de la fin du délai, au taux de la Banque centrale européenne majoré de 8 points. S'y ajoute une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
CCP, art. R2192-10 et R2192-11Décret n° 2012-1246, art. 32CCP, art. R2192-27 à R2192-29art. R2192-31, R2192-32, D2192-35
À garder dans le dossier d'achat
Une bonne pratique, pour retrouver chaque décision en cas de question.
- Le besoin écrit et le calcul de sa valeur estimée.
- Les devis reçus et la note de choix.
- Les attestations du prestataire.
- Le bon de commande signé.
- La certification du service fait.
- La facture et sa date de réception.
Le seuil a changé en 2026
Le décret n° 2025-1386 du 29 décembre 2025 a porté le seuil de dispense à 60 000 € HT pour les fournitures et services, pour les consultations lancées depuis le 1er avril 2026. Des guides en ligne indiquent encore 40 000 € HT.
Dans le cas général, le seuil de 40 000 € HT reste celui de la publication des données essentielles.
Modèle de cahier des charges : procès-verbaux de séances
Un modèle prêt à copier pour confier la rédaction de vos procès-verbaux à un prestataire. Il suit le code général des collectivités territoriales (CGCT) en vigueur.
Le compte rendu de séance n'existe plus. Depuis le 1er juillet 2022, le CGCT ne prévoit plus de compte rendu des séances du conseil municipal. Il prévoit un procès-verbal et une liste des délibérations. La suppression vaut pour la tenue et pour l'affichage du compte rendu.
Les 8 mentions obligatoires du procès-verbal
- La date et l'heure de la séance.
- Les noms du président, des membres présents ou représentés, et du ou des secrétaires de séance.
- Le quorum.
- L'ordre du jour.
- Les délibérations adoptées et les rapports au vu desquels elles ont été adoptées.
- Les demandes de scrutin particulier.
- Le résultat des scrutins ; pour les scrutins publics, le nom des votants et le sens de leur vote.
- La teneur des discussions.
Qui fait quoi
- Le procès-verbal est rédigé par le ou les secrétaires de séance, membres du conseil. Le conseil peut leur adjoindre des auxiliaires extérieurs, qui assistent aux séances sans participer aux délibérations.
- Il est arrêté au commencement de la séance suivante, puis signé par le maire et le ou les secrétaires.
- Dans la semaine qui suit son arrêt, il est publié en ligne sur le site de la commune, s'il existe. Un exemplaire papier est mis à la disposition du public. L'original est conservé de façon durable.
- La liste des délibérations est affichée en mairie et mise en ligne sur le site de la commune, s'il existe, dans un délai d'une semaine.
- Ces règles valent aussi pour l'organe délibérant des intercommunalités (EPCI), sauf règle contraire qui leur est propre.
« Teneur des discussions » : selon la DGCL, c'est le résumé des opinions exprimées sur chaque point de l'ordre du jour. La mention de l'ensemble des échanges n'est pas juridiquement imposée. Fiche DGCL, juin 2022
Conséquence pour votre marché : le prestataire rédige un projet de procès-verbal. Le procès-verbal reste celui du ou des secrétaires de séance, et c'est le conseil qui l'arrête.
Trois formats possibles
Toutes les interventions, dans l'ordre, débarrassées des hésitations et des répétitions. Le sens et les mots des orateurs sont conservés.
Pour chaque point de l'ordre du jour, le résumé des opinions exprimées, avec le nom de chaque intervenant.
Les 8 mentions de l'article L2121-15, avec la teneur des discussions au format intégral ou synthétique, selon votre choix.
Lire le modèle complet
1. Acheteur
Nom : [...]. Adresse : [...]. SIRET à facturer : [...]. Si votre structure les utilise dans Chorus Pro : code service [...] et numéro d'engagement [...]. Personne à contacter, par écrit : [nom, fonction, adresse électronique].
2. Objet de la prestation
Rédaction des projets de procès-verbaux des séances de [conseil municipal / conseil communautaire / comité syndical / conseil d'administration / commission], à partir des sources fournies par l'acheteur. Option : rédaction de la liste des délibérations de chaque séance. Option : documents pour d'autres réunions [commissions, réunions publiques, bureau], au format fixé à l'article 5.
3. Séances concernées et volume
Instances : [...]. Nombre de séances estimé sur 12 mois : [...]. Durée moyenne : [...] heures. Séances ou points à huis clos : [jamais / parfois]. Nombre moyen de points à l'ordre du jour : [...]. Nombre de membres : [...].
4. Sources fournies par l'acheteur
- l'enregistrement [audio / vidéo] ou sa transcription brute ;
- l'ordre du jour, la note de synthèse, les projets de délibérations et les rapports ;
- la liste des présents, des représentés et des pouvoirs, et le nom du ou des secrétaires de séance ;
- les résultats des votes, s'ils sont tenus à part ;
- la liste des noms propres utiles, avec leur orthographe.
Délai de transmission : [au plus tard ... jours ouvrés après la séance].
5. Livrables et format
Format du texte : [intégral / synthétique / procès-verbal conforme à l'article L2121-15 du CGCT, teneur des discussions au format intégral ou synthétique]. Le titulaire vérifie la présence des 8 mentions obligatoires avant livraison. Il signale par écrit toute mention qu'il ne peut pas établir à partir des sources, et ne complète jamais une information manquante par une supposition.
Liste des délibérations (option) : pour chaque délibération, numéro, date de la séance, objet, résultat. Fichiers livrés : [.docx modifiable et .pdf]. Modèle de mise en page fourni : [oui / non]. Livraison : [courriel / dépôt sécurisé].
6. Délais
- Liste des délibérations : [2] jours ouvrés après réception des sources (affichage et mise en ligne dans la semaine : CGCT, art. L2121-25).
- Projet de procès-verbal : [10] jours ouvrés après réception des sources, et au plus tard [...] jours avant la séance suivante.
- Corrections : [3] jours ouvrés après réception des remarques écrites.
- Version arrêtée, avec les modifications votées : [3] jours ouvrés après la séance qui l'arrête (publication dans la semaine : CGCT, art. L2121-15).
7. Relecture, corrections et validation
L'acheteur dispose de [10] jours ouvrés pour relire chaque projet. Le titulaire corrige sans frais toute erreur par rapport aux sources : nom, vote, montant, chiffre, propos déformé, mention manquante. Les modifications décidées par le conseil lors de l'arrêt sont intégrées sans frais.
8. Contrôle qualité
Avant chaque livraison, le titulaire contrôle et atteste par écrit : la concordance des votes avec les sources, les montants et chiffres cités, l'orthographe des noms, la présence de chaque point de l'ordre du jour et des mentions obligatoires.
9. Confidentialité et données personnelles
L'acheteur est responsable de traitement. Le titulaire est sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Il traite les données uniquement sur instruction documentée de l'acheteur ; veille à la confidentialité des personnes autorisées ; prend les mesures de sécurité de l'article 32 ; ne recrute aucun autre sous-traitant sans autorisation écrite préalable, y compris un outil en ligne de transcription ou d'intelligence artificielle, qu'il nomme dans son offre ; aide l'acheteur pour les droits des personnes et pour les obligations des articles 32 à 36 ; supprime ou restitue les données, au choix de l'acheteur, [30] jours après la validation de chaque livrable ; fournit les informations utiles et permet les audits.
Points sensibles : [huis clos, situations individuelles d'agents, santé, mineurs]. Pour ces passages, l'acheteur demande : [un traitement sans aucun outil en ligne / une validation préalable]. Le titulaire indique où les données sont stockées et traitées, et si un transfert hors de l'Union européenne est possible.
10. Prix et facturation
Prix ferme par séance, selon la durée : [jusqu'à 2 h : ... € HT] [de 2 h à 4 h : ... € HT] [au-delà : ... € HT]. Option liste des délibérations : [... € HT]. Aucun frais en plus. Facture électronique déposée sur Chorus Pro après chaque séance traitée et validée (CCP, art. L2192-1 et L2192-5). Paiement à 30 jours (CCP, art. R2192-10).
11. Pièces à fournir avec l'offre
Devis daté et détaillé ; numéro SIRET ; si le montant atteint 5 000 € HT, attestation de vigilance URSSAF de moins de six mois et preuve d'immatriculation quand elle est obligatoire (code du travail, art. L8222-1, R8222-1, D8222-5) ; note de méthode d'une page (outils utilisés, dont transcription et intelligence artificielle, lieu de traitement des données, contrôles) ; exemple ou test ; relevé d'identité bancaire.
12. Critères de choix
Prix : [40] %. Qualité d'un test : [40] %, chaque candidat rédigeant le projet de procès-verbal d'un extrait de [20] minutes d'une séance publique déjà publiée, à partir des mêmes sources. Délais et organisation : [20] %.
13. Durée et estimation du besoin
Durée : [12] mois à compter de [date]. Valeur estimée : nombre de séances sur 12 mois × prix par séance = [...] € HT, options et reconductions comprises (CCP, art. R2121-1 et R2121-7). Sous 60 000 € HT, le marché peut être passé sans publicité ni mise en concurrence préalables (CCP, art. R2122-8).
Préparer vos fichiers pour un traitement de données
Dix points à vérifier avant l'envoi. Ils valent pour n'importe quel prestataire, et pour vos propres équipes.
Envoyez une copie
Gardez toujours l'original chez vous. Un prestataire ne doit jamais travailler sur votre seul exemplaire.
Exportez au format d'origine
Un export .xlsx, .ods ou .csv vaut mieux qu'un PDF ou une capture d'écran. Si vous n'avez que des PDF, dites s'ils sont scannés.
Un tableau, une ligne d'en-tête
Une ligne par enregistrement. Pas de cellules fusionnées, pas de sous-totaux au milieu, pas de lignes vides de mise en page.
Expliquez chaque colonne
Une ligne par colonne suffit : ce qu'elle contient, l'unité, la signification des codes.
Donnez vos totaux de contrôle
Nombre de lignes, montant total, nombre de dossiers. Ils permettent de prouver que rien ne s'est perdu en route.
Montrez le résultat attendu
Quelques lignes faites à la main, ou un modèle du document final. Cela évite beaucoup de malentendus.
Décrivez les cas particuliers
Doublons connus, valeurs manquantes, anciens codes, changement de format en cours d'année.
Ne transmettez que l'utile
Si une colonne de données personnelles ne sert pas au traitement, retirez-la avant l'envoi.
Signalez les données sensibles
Santé, situations individuelles, mineurs : dites-le avant l'envoi. Ces données doivent suivre une règle à part, écrite.
Nommez, datez, transmettez de façon sûre
Exemple : 2026-10_subventions_export.xlsx. Pour des données personnelles, utilisez un dépôt sécurisé ou une archive chiffrée, et envoyez le mot de passe par un autre canal.
Questions d'acheteurs
Nos réponses, par écrit, comme tout le reste.
Pouvez-vous nous commander sans mise en concurrence ?
Oui, si la valeur estimée de votre besoin est inférieure à 60 000 € HT pour une prestation de services. Calculez cette valeur sur toute la durée du besoin, options et reconductions comprises. Nous vous remettons un devis écrit et détaillé, facile à comparer avec d'autres.
Qui est responsable de vos données personnelles ?
Vous restez responsable de traitement. Scriptane agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Nous traitons vos données uniquement sur vos instructions écrites. Nous ne les utilisons jamais pour notre propre compte. Nous n'ajoutons aucun autre prestataire sans votre accord écrit préalable.
Nos conditions générales contiennent les clauses prévues par l'article 28. Vous pouvez aussi nous soumettre votre propre modèle. Vos fichiers sont supprimés 30 jours après la validation de la livraison, sauf autre instruction écrite de votre part.
Utilisez-vous l'intelligence artificielle ?
Oui. C'est notre méthode de travail, outillée et encadrée par des règles écrites.
Pour le traitement de données et les documents en série, l'IA écrit et teste les programmes sur des données inventées. Les programmes tournent ensuite sur nos machines, sur vos fichiers. Vos fichiers ne sont jamais montrés à un outil d'IA.
Pour les comptes rendus et la traduction, le texte doit être lu par l'outil. Nous le faisons seulement avec votre accord écrit, qui nomme l'outil. Pour une réunion non publique, les noms sont remplacés par des codes sur nos machines avant tout envoi, puis remis en place à la fin. Le risque est réduit, pas supprimé : nous vous le disons par écrit avant de commencer.
Qu'est-ce qui ne passe jamais par l'IA ?
Deux choses.
- Vos fichiers de données : tableaux, bases, exports. Ils restent sur nos machines.
- Les passages sensibles d'une séance ou d'un document : santé, situations individuelles d'agents, procédures disciplinaires, mineurs, sécurité. Nous les retirons sur nos machines avant tout traitement. Nous les traitons à la main, puis nous les remettons à leur place dans le livrable.
Si vous identifiez d'autres passages sensibles, dites-le : la même règle s'applique.
À qui appartiennent les livrables ?
À vous, après paiement. Nous vous cédons les droits sur ce que nous réalisons pour vous : vous pouvez l'utiliser, le copier, le modifier et l'adapter, pour toute la durée des droits. Nous gardons seulement nos outils génériques, qui existaient avant votre mission.
Les livrables sont dans des formats courants : .docx, .pdf, .csv, .xlsx, code source lisible. Vous ne dépendez pas de nous pour les utiliser.
Quels sont vos délais ?
Vous recevez un devis sous 24 h ouvrées. Le délai de réalisation est écrit dans le devis, avant toute commande. Il court dès que nous avons reçu tous les éléments. Si un retard devient possible, nous vous prévenons par écrit dès que nous le savons, avec une nouvelle date.
Le prix peut-il changer en cours de route ?
Non. Le prix du devis est ferme. Il ne change que si vous modifiez votre besoin, et seulement après un nouveau devis écrit que vous acceptez. Aucun frais n'est ajouté en cours de route.
Acceptez-vous le paiement par mandat administratif ?
Oui, c'est le circuit normal. Nous déposons la facture sur Chorus Pro après la validation de la livraison. Vous certifiez le service fait, vous émettez le mandat, et le comptable public nous paie. Le délai de paiement est de 30 jours. Nous ne demandons pas d'acompte, sauf si le devis le prévoit.
Que se passe-t-il si une erreur est trouvée ?
Nous la corrigeons gratuitement. C'est un engagement de Scriptane.
Une erreur, c'est un écart avec vos sources ou avec le devis : un nom mal écrit, un vote faux, un total qui ne tombe pas juste, une ligne perdue. Signalez-la par écrit, y compris après la validation si l'erreur vient de nous (article 8 de nos conditions générales). Nous vous renvoyons la version corrigée avec la liste des changements. Chaque erreur trouvée devient ensuite un contrôle de plus dans notre méthode.
Une demande nouvelle, en revanche, fait l'objet d'un devis.
Scriptane est une micro-entreprise récente. Quelles garanties avez-vous ?
C'est une question légitime. Voici ce qui vous protège, et que vous pouvez vérifier.
- Vous payez après le service fait. En comptabilité publique, le paiement ne peut pas intervenir avant l'exécution du service, sauf exceptions comme les avances et les acomptes. Décret n° 2012-1246, art. 33
- Le prix et le délai sont écrits et fermes avant la commande.
- Chaque livrable arrive avec son rapport de contrôle : ce qui a été vérifié, et comment.
- Vous pouvez commencer petit : une séance, un fichier, un échantillon. Vous jugez sur pièces.
- Nos démonstrations sont en ligne : vous voyez la méthode travailler avant de nous écrire.
- Tout se fait par écrit : chaque échange reste dans votre dossier.
- Sur demande : notre numéro SIRET et notre attestation de vigilance URSSAF.
Sources
Chaque règle citée sur cette page renvoie à son texte officiel. Textes consultés le 16 octobre 2026, dans leur version en vigueur à cette date.
- Code de la commande publique, art. R2122-8Seuil de dispense. Version en vigueur depuis le 1er avril 2026.
- Décret n° 2025-1386 du 29 décembre 2025Relèvement des seuils, entrée en vigueur et application.
- Code de la commande publique, art. R2121-1 à R2121-9Calcul de la valeur estimée du besoin.
- Code de la commande publique, art. R2112-1Seuil de l'écrit : 25 000 € HT.
- Code de la commande publique, art. R2196-1Données essentielles.
- Code de la commande publique, art. L2192-1 à L2192-7Facturation électronique et portail public de facturation.
- Code de la commande publique, art. R2192-10 à R2192-36Délais de paiement, intérêts moratoires, indemnité forfaitaire.
- Code de la commande publique, art. R2192-27 à R2192-30Interruption du délai de paiement.
- Décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012, art. 29 à 33Service fait, ordonnancement, paiement.
- Code du travail, art. L8222-1, R8222-1, D8222-5Obligation de vigilance du donneur d'ordre.
- CGCT, art. L2121-15, L2121-25, L2121-26Procès-verbal et liste des délibérations. Versions en vigueur depuis le 1er juillet 2022.
- CGCT, art. L5211-1Application aux intercommunalités.
- DGCL, fiche « Le procès-verbal des séances », juin 2022Lecture de la teneur des discussions.
- DGCL, fiche « Suppression du compte rendu », juin 2022Liste des délibérations.
- DGFiP, Chorus Pro et le secteur public localChorus Pro, plateforme de référence en 2026.
- RGPD, art. 28 (CNIL)Obligations du sous-traitant.
Un besoin précis ?
Décrivez-le par écrit. Vous recevez un devis ferme sous 24 h ouvrées, sans engagement.