# Cahier des charges : rédaction des procès-verbaux de séances

*Modèle proposé par Scriptane. Version du 16 octobre 2026. Libre de réutilisation, avec ou sans Scriptane.*
*Mode d'emploi : remplacez les passages entre crochets [ ]. Supprimez les options qui ne vous concernent pas.*

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## À lire avant de remplir : ce que dit le droit en vigueur

Textes vérifiés sur Légifrance le 16 octobre 2026.

**1. Le compte rendu de séance n'existe plus.** Depuis le 1er juillet 2022, le code général des collectivités territoriales (CGCT) ne prévoit plus de compte rendu des séances du conseil municipal. L'ordonnance n° 2021-1310 du 7 octobre 2021 l'a remplacé par la **liste des délibérations** (article L2121-25 du CGCT). La DGCL précise que la suppression vaut pour la tenue et pour l'affichage du compte rendu.

**2. La liste des délibérations.** Dans un délai d'une semaine, la liste des délibérations examinées par le conseil est affichée à la mairie et mise en ligne sur le site internet de la commune, lorsqu'il existe (article L2121-25). Selon la DGCL, elle comporte au minimum la date de la séance et l'objet de chaque délibération, approuvée ou refusée.

**3. Le procès-verbal (article L2121-15 du CGCT).**
- Il est rédigé par le ou les secrétaires de séance, désignés par le conseil parmi ses membres. Le conseil peut leur adjoindre des auxiliaires pris en dehors de ses membres, qui assistent aux séances sans participer aux délibérations.
- Il est arrêté au commencement de la séance suivante. Il est signé par le maire et par le ou les secrétaires.
- Dans la semaine qui suit la séance où il a été arrêté, il est publié sous forme électronique, de manière permanente et gratuite, sur le site internet de la commune, lorsqu'il existe. Un exemplaire papier est mis à la disposition du public.
- L'exemplaire original est conservé dans des conditions propres à en assurer la pérennité.

**4. Les mentions obligatoires du procès-verbal (article L2121-15 du CGCT).**
- la date et l'heure de la séance ;
- les noms du président, des membres présents ou représentés, et du ou des secrétaires de séance ;
- le quorum ;
- l'ordre du jour de la séance ;
- les délibérations adoptées et les rapports au vu desquels elles ont été adoptées ;
- les demandes de scrutin particulier ;
- le résultat des scrutins, avec, pour les scrutins publics, le nom des votants et le sens de leur vote ;
- la teneur des discussions au cours de la séance.

**5. « Teneur des discussions ».** Selon la DGCL, il s'agit du résumé des opinions exprimées sur chaque point de l'ordre du jour. La mention de l'ensemble des échanges n'est pas juridiquement imposée.

**6. Intercommunalités.** Les règles de fonctionnement du conseil municipal s'appliquent à l'organe délibérant des établissements publics de coopération intercommunale, en tant qu'elles ne sont pas contraires aux règles propres aux EPCI (article L5211-1 du CGCT).

**Conséquence pour ce marché.** Le titulaire rédige un **projet** de procès-verbal. Le procès-verbal reste celui du ou des secrétaires de séance, et c'est le conseil qui l'arrête.

Sources :
- CGCT, articles L2121-15, L2121-25, L2121-26 : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006070633/LEGISCTA000006180960/
- CGCT, article L5211-1 : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006070633/LEGISCTA000006164727/
- DGCL, fiche « Le procès-verbal des séances des assemblées délibérantes », juin 2022 : https://www.collectivites-locales.gouv.fr/files/files/Animer%20les%20territoires/La%20d%C3%A9mocratie%20locale/6.%20Proc%C3%A8s-verbal_juin%202022.pdf
- DGCL, fiche « La suppression du compte rendu des séances et la création de la liste des délibérations », juin 2022 : https://www.collectivites-locales.gouv.fr/files/files/Animer%20les%20territoires/La%20d%C3%A9mocratie%20locale/7.%20Suppression%20compte-rendu%20et%20cr%C3%A9ation%20liste%20d%C3%A9lib_juin%202022.pdf

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## 1. Acheteur

- Nom : [Commune de ... / Communauté de communes de ... / établissement public ...]
- Adresse : [...]
- SIRET à facturer : [...]
- Si votre structure les utilise dans Chorus Pro : code service [...] et numéro d'engagement [...]
- Personne à contacter, par écrit : [nom, fonction, adresse électronique]

## 2. Objet de la prestation

Rédaction des **projets de procès-verbaux** des séances de [conseil municipal / conseil communautaire / comité syndical / conseil d'administration / commission ...], à partir des sources fournies par l'acheteur.

Option : rédaction de la **liste des délibérations** de chaque séance.

Option : rédaction de documents pour d'autres réunions, non soumises à l'article L2121-15 : [commissions, réunions publiques, bureau ...]. Le format est alors fixé à l'article 5.

## 3. Séances concernées et volume

- Instances : [...]
- Nombre de séances estimé sur 12 mois : [...]
- Durée moyenne d'une séance : [...] heures
- Séances publiques : [oui / non]. Séances ou points à huis clos : [jamais / parfois / préciser]
- Nombre moyen de points à l'ordre du jour : [...]
- Nombre de membres de l'assemblée : [...]

## 4. Sources fournies par l'acheteur

Pour chaque séance, l'acheteur transmet :

- l'enregistrement [audio / vidéo] ou sa transcription brute ;
- l'ordre du jour et la note de synthèse ;
- les projets de délibérations et les rapports ;
- la liste des présents, des représentés et des pouvoirs ;
- le nom du ou des secrétaires de séance ;
- les résultats des votes, s'ils sont tenus à part ;
- la liste des noms propres utiles (élus, agents cités, lieux, dossiers), avec leur orthographe.

Délai de transmission : [au plus tard ... jours ouvrés après la séance].

## 5. Livrables et format attendu

### 5.1 Format du texte (choisir un format)

- [ ] **Intégral** : toutes les interventions, dans l'ordre, débarrassées des hésitations et des répétitions. Le sens et les mots des orateurs sont conservés.
- [ ] **Synthétique** : pour chaque point de l'ordre du jour, le résumé des opinions exprimées, avec le nom de chaque intervenant. C'est la lecture que la DGCL donne de la « teneur des discussions ».
- [ ] **Procès-verbal conforme à l'article L2121-15** : toutes les mentions obligatoires (article 5.2), avec la teneur des discussions au format [intégral / synthétique].

### 5.2 Mentions obligatoires du procès-verbal (article L2121-15 du CGCT)

Le titulaire vérifie la présence de chaque mention avant livraison :

- [ ] date et heure de la séance ;
- [ ] noms du président, des membres présents ou représentés, du ou des secrétaires de séance ;
- [ ] quorum ;
- [ ] ordre du jour ;
- [ ] délibérations adoptées et rapports au vu desquels elles ont été adoptées ;
- [ ] demandes de scrutin particulier ;
- [ ] résultat des scrutins ; pour les scrutins publics, nom des votants et sens de leur vote ;
- [ ] teneur des discussions.

Le titulaire signale par écrit toute mention qu'il ne peut pas établir à partir des sources. Il ne complète jamais une information manquante par une supposition.

### 5.3 Liste des délibérations (option)

Pour chaque délibération : numéro, date de la séance, objet, résultat (approuvée ou rejetée).

### 5.4 Mise en forme et fichiers

- Modèle de mise en page fourni par l'acheteur : [oui / non]
- Fichiers livrés : [.docx modifiable] et [.pdf]
- Nommage des fichiers : [AAAA-MM-JJ_instance_PV_projet_v1]
- Livraison : [par courriel / dépôt sécurisé]

## 6. Délais

- Liste des délibérations : [2] jours ouvrés après réception des sources. *Rappel : affichage et mise en ligne dans la semaine (article L2121-25).*
- Projet de procès-verbal : [10] jours ouvrés après réception des sources, et au plus tard [...] jours avant la séance suivante.
- Corrections : [3] jours ouvrés après réception des remarques écrites.
- Version arrêtée, avec les modifications votées par le conseil : [3] jours ouvrés après la séance qui l'arrête. *Rappel : publication dans la semaine qui suit (article L2121-15).*

## 7. Relecture, corrections et validation

- L'acheteur dispose de [10] jours ouvrés pour relire chaque projet.
- Le titulaire corrige sans frais toute erreur par rapport aux sources : nom, vote, montant, chiffre, propos déformé, mention manquante.
- Les modifications décidées par le conseil lors de l'arrêt du procès-verbal sont intégrées sans frais.

## 8. Contrôle qualité

Avant chaque livraison, le titulaire contrôle et atteste par écrit :

- la concordance des votes avec les sources (pour, contre, abstentions, noms des votants en scrutin public) ;
- les montants et les chiffres cités ;
- l'orthographe des noms à partir de la liste fournie ;
- la présence de chaque point de l'ordre du jour ;
- la présence des mentions de l'article 5.2.

## 9. Confidentialité et données personnelles

**9.1 Rôles.** L'acheteur est responsable de traitement. Le titulaire est sous-traitant au sens de l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Les obligations ci-dessous reprennent l'article 28, paragraphe 3.

**9.2 Obligations du titulaire.** Le titulaire :

- traite les données uniquement sur instruction documentée de l'acheteur ;
- veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient tenues à la confidentialité ;
- prend les mesures de sécurité requises par l'article 32 du RGPD ;
- ne recrute aucun autre sous-traitant sans autorisation écrite préalable de l'acheteur. Cela vaut pour tout service en ligne qui reçoit les enregistrements ou les textes, y compris un outil de transcription ou d'intelligence artificielle. Le titulaire nomme ces outils dans son offre ;
- aide l'acheteur à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes ;
- aide l'acheteur à respecter ses obligations des articles 32 à 36 du RGPD ;
- au choix de l'acheteur, supprime ou restitue les données à la fin de la prestation, et détruit les copies. Délai : [30] jours après la validation de chaque livrable ;
- met à la disposition de l'acheteur les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28, et permet les audits.

**9.3 Points sensibles.** [Préciser, par exemple : les points traités à huis clos, les situations individuelles d'agents, la santé, les mineurs.] Pour ces passages, l'acheteur demande : [un traitement sans aucun outil en ligne / une validation préalable / autre].

**9.4 Lieu des données.** Le titulaire indique dans son offre où sont stockées et traitées les données, et si un transfert hors de l'Union européenne est possible.

Source : RGPD, article 28 (texte publié par la CNIL) : https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees/chapitre4

## 10. Prix et facturation

- Forme du prix : prix ferme par séance, selon la durée : [jusqu'à 2 h : ... € HT] [de 2 h à 4 h : ... € HT] [au-delà : ... € HT].
- Option liste des délibérations : [... € HT par séance].
- Aucun frais en plus du prix ferme.
- Facturation après chaque séance traitée et validée, sous forme électronique, sur le portail public de facturation Chorus Pro (articles L2192-1 et L2192-5 du code de la commande publique).
- Délai de paiement : 30 jours (article R2192-10 du code de la commande publique).

## 11. Pièces à fournir avec l'offre

- un devis daté et détaillé ;
- le numéro SIRET ;
- si le montant atteint 5 000 € HT : une attestation de vigilance URSSAF de moins de six mois et, si l'immatriculation est obligatoire pour le titulaire, une preuve d'immatriculation (articles L8222-1, R8222-1 et D8222-5 du code du travail) ;
- une note de méthode d'une page : outils utilisés (dont transcription et intelligence artificielle), lieu de traitement des données, contrôles réalisés ;
- un exemple de procès-verbal, ou le test prévu à l'article 12 ;
- un relevé d'identité bancaire.

## 12. Critères de choix

Sous le seuil de dispense, aucune pondération n'est imposée. Pour comparer de façon équitable, l'acheteur retient :

- prix : [40] % ;
- qualité d'un test : [40] %. Chaque candidat rédige le projet de procès-verbal d'un extrait de [20] minutes d'une séance publique déjà publiée. Les mêmes sources sont remises à tous ;
- délais et organisation : [20] %.

## 13. Durée et estimation du besoin

- Durée : [12] mois à compter de [date].
- Valeur estimée : nombre de séances sur 12 mois × prix par séance = [...] € HT. Pour un besoin régulier, la valeur se calcule sur 12 mois ou sur l'exercice budgétaire (article R2121-7 du code de la commande publique), en comptant les options et les reconductions (article R2121-1).
- Si cette valeur est inférieure à 60 000 € HT, le marché peut être passé sans publicité ni mise en concurrence préalables (article R2122-8, en vigueur depuis le 1er avril 2026).

Sources :
- Code de la commande publique, articles R2121-1 à R2121-9 : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000037701019/LEGISCTA000037723788/
- Code de la commande publique, article R2122-8 : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000037701019/LEGISCTA000037723816/
- Code de la commande publique, articles L2192-1 à L2192-7 : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000037701019/LEGISCTA000037703771/
- Code de la commande publique, articles R2192-10 à R2192-36 : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000037701019/LEGISCTA000037724987/
- Code du travail, article R8222-1 : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGISCTA000018520714
- Code du travail, article D8222-5 : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000046078939